최근 공무원 최종 합격 소식을 들려주신 분들이 정말 많아서 저도 많이 기뻤습니다. 지금 이미 임용되신 분들도 있고 발령을 앞두고 계신 분들도 있으실 텐데요. 신규 공무원 첫출근 하면 정신이 하나도 없지만 업무를 시작하기 전에 꼭 해야하는 것이 있습니다.
바로 각종 시스템 권한 받기인데요. 시스템 권한은 보통 부서에 서무가 해주지만 그렇지 않은 경우도 있고, 신규 공무원 첫 보직이 서무라면 본인이 직접 알아보면서 권한을 받아야 합니다.
안 그래도 첫 출근이라 정신없는데 시스템 권한까지 받으려니 정말 어질어질하실 텐데요. 그런 고민을 조금이라도 덜어드리기 위해 각종 시스템 권한 받는 법 제가 총정리 해드리려고 합니다.
1. 행정전자서명 인증서 GPKI 발급
가장 먼저 받아야 하는 건 바로 행정전자서명 인증서에요. 행정전자서명 인증서는 한마디로 전자시스템에서 쓰이는 내 서명을 말하는데요. 신원확인, 문서 위조 및 변조, 거래사실의 부인 방지 등을 위해 만들어진 전자적 정보라고 볼 수 있습니다.
- 인증서에는 인증서 버전, 인증서 일련번호, 인증서의 유효기간, 발급기관명 및 전자서명 알고리즘 정보, 가입자 이름 및 신원확인정보 등이 포함되어 있다.
그래서 행정기관에 소속되어 공무를 수행하는 우리 공무원들이 여러 가지 행정업무를 하기 위해서는 행정전자서명 인증서부터 발급 받아야 합니다.
- 개인용 인증서는 사용자 인증 및 전자결재, 공직자통합메일, 전자민원서비스 등 행정업무 전반에 사용되며 인증서 유효기간은 2년 3개월이다. (인증서 만료일 100일 전부터 갱신 가능)
행정전자서명 인증서 발급절차 간략하게 요약하면 아래와 같은데요.
- 행정전자서명 신청서 작성
- 해당 등록기관 인증담당자에게 공문발송
- 등록기관 인증담당자 확인 후 문자 발송
- 사용자 인증서 발급
각 단계별 세부내용도 구체적으로도 한 번 짚어가겠습니다.
① 행정전자서명 신청서 작성
가장 먼저 아래 링크의 행정전자서명 신청서를 작성합니다.
신청서 내 신청구분은 신규로 체크하고 작성하시면 됩니다.
- 경우에 따라 보안서약서, 사용자계정 및 전자이미지서명 등록 신청서도 작성해야 할 수 있다.
② 해당 등록기관 인증담당자에게 공문발송
행정전자서명 신청서 작성이 완료되면 첫 해당 등록기관 인증담당자에게 공문으로 발송해야하는데요. 공공기관 및 금융기관 사용자는 행정정보공동이용 및 전자문서유통시스템이용 사용자만 신청할 수 있습니다. 그래서 공문 발송 시 사용용도 및 활용업무를 반드시 기재하셔야 해요.
③ 등록기관 인증담당자 확인 후 문자발송
등록기관 인증담당자는 공문 접수 후 가입자 신원을 확인하는데요. 확인절차가 끝나면 신청한 인증서를 발급 가능한 상태로 등록한 후 관련 링크가 담긴 안내 문자를 발송합니다.
④ 사용자 인증서 발급
인증관리센터 홈페이지에서 인증번호를 입력 후 인증서를 발급 받습니다.
이렇게 4단계의 절차를 거쳐 행정전자서명 인증서 발급 받을 수 있는데요. 이 중 우리는 ① 행정전자서명 신청서 작성과 ④ 사용자 인증서 발급 절차만 챙기시고, 등록기관 인증담당자가 절차를 이행하는 동안 기다리시면 됩니다.
2. 새올행정시스템 사용자 계정 신청
인증서를 발급 받으셨다면 이제 새올행정시스템에 사용자 등록을 할게요. 각 지자체마다 시스템 이름이 다르지만 편의상 가장 많이 사용하는 새올행정시스템으로 통일했습니다. 시스템 사용방법은 거의 같아요.
- 인천은 업무정책포털, 제주도는 올래행정시스템이다.
특별히 어려운 것 없고, 새올행정시스템 초기화면에서 사용자등록 승인요청하면 관리자 확인 후 승인처리됩니다.
- 실무수습에 해당되는 경우 공문 발송 후 시스템 승인 신청을 해야한다.
3. 온나라 시스템 : 별도 신청 없이 자동 동기화
온나라 시스템은 공문서를 작성하고 결재를 받는 등 다양하게 사용하는 시스템인데요. 새올행정시스템 사용자 등록 후 자동으로 동기화되어 사용할 수 있기 때문에 별도 신청 절차는 없습니다.
- 문서 : 새올행정시스템 등록 후 반나절 소요
- 메일 : 온나라 접속 확인 후 16시 또는 익일 오전
- 메신저 : 온나라 접속 확인 후 1~2일 후 사용 가능
4. 공직자통합메일 / 정보공개시스템 / 국민신문고 사용 신청
행정전자서명 인증서 발급 후 공직자통합메일 정보공개시스템 공무원창구 국민신문고 홈페이지 각각 접속해서 직접 사용신청을 하면 됩니다. 관리자 확인 후 승인처리되기 때문에 별도 통보는 없어요.
여기까지 마치면 기본적인 권한신청은 끝납니다. 업무에 따라 다른 시스템을 써야한다면 추가로 권한을 더 받아야하는데요. 업무를 급하게 처리해야하는 경우가 생길 수 있으니 전임자에게 알아보고 필요한 권한은 미리 받아두시는게 좋습니다.
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끝.
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