잘 쓴 보고서는 결재를 하는 결재권자의 입맛에 얼마나 맞는 보고서인지가 가장 중요합니다. 하지만 그것도 기본적인 요건들을 충족했을 때의 얘기인데요. 어떻게 하면 보고서를 빠르고 간결하게 잘 쓸 수 있는지, 보고서를 잘 쓰는 방법에 대해 알아보겠습니다.
보고서를 잘 쓰는 방법
공무원이든 회사원이든 직장인이라면 의사결정을 하는 결재권자에게 결재를 받기 위한 보고를 해야 하는데, 직장에서 소통하는 수단이 바로 보고서이기 때문에 이렇게 만든 보고서가 우리의 능력을 평가하는 잣대가 되게 됩니다.
실제로 입사한 지 얼마 안 된 경력이 비슷한 직원들은 업무역량도 당연히 비슷할 수밖에 없는데, 똑같은 역량을 가졌더라도 보고서를 더 잘 만드는 직원이 더 높은 평가를 받는 경우가 대다수이고,
심지어 아는 것은 별로 없더라도 자기가 아는 것을 보고서로 표현을 잘하는 직원이 오히려 더 높은 평가를 받는 경우도 주변에서 심심찮케 볼 수 있습니다.
- 보고서는 직장에서 소통하는 수단이기 때문에 우리 능력을 평가하는 잣대가 된다.
아무리 아는 게 많다하더라도 그것을 표현하지 못한다면 아무도 알지 못하니까요.
한 장짜리 보고서
그러면 보고서가 중요한 건 알겠는데 왜 꼭 한 장이냐고 하실 수가 있는데, 결재권자들은 하루에도 수십 건, 수백 건에 달하는 보고서를 받아서 결정을 내려야 하는 자리에 있기 때문에 한 장이 넘어가는 보고서는 읽기 싫어하고 다 읽어볼 시간도 없습니다.
아니 그래도 꼭 들어가야 할 내용을 넣다 보면 한 장이 넘어갈 수밖에 없는 경우도 가끔 있을 수 있다고 하실 수가 있는데,
꼭 들어가야 할 세부적인 자료는 뒤에 붙임으로 붙이고 보고서 첫 장은 핵심만 넣어 정리해서 무조건 한 장으로 만들어야 결재권자가 의사결정을 하는 시간을 줄여 줄 수 있기 때문에 한 장짜리 보고서를 통해서 의사결정을 하는 시간을 줄이고 결재권자가 원하는 '일 잘하는 사람'이 될 수 있습니다.
- 결재권자들은 하루에도 수십 건, 수백 건의 보고서를 받아 결정을 내려야 하기 때문에 한 장이 넘어가는 보고서는 읽기 싫어하고 다 읽어볼 시간도 없다.
실제로 일본의 유명 자동차 회사인 '도요타'에서는 30만 명이 넘는 사원들이 정해진 한 장의 보고서 양식으로 보고서를 작성한다고 합니다. 회의할 때는 한 장짜리 보고서를 가져와서 3초 만에 의사결정을 한다는 말이 있을 정도라고 하는데,
물론 3초는 과장이겠지만 그만큼 핵심만 담긴 보고서 한 장은 빠른 의사결정을 하는데 중요한 역할을 한다고 볼 수 있습니다.
보고서의 구조
글자 모양이나 문단 모양과 같은 문서의 양식은 따로 꾸미고 할 필요 없이 직장에서 정해주는 양식으로 작성하시면 되고, 보고서의 뼈대 역할을 하는 구조는 보고하는 목적에 따라 각기 다른 구조가 있다고들 하시지만,
사실 그마저도 보고서의 기본적인 큰 구조는 정해져 있고 보고하는 목적에 따라 조금씩 바꿔서 쓸 뿐이기 때문에 기본적인 구조만 알면 목적에 맞는 여러 가지 유형의 보고서를 작성할 수 있습니다.
그래서 기본적인 구조는 제목과 요약박스를 상단에 배치하고 그 밑으로 ① 현황, ② 추진사항, ③ 내용, ④ 검토의견 또는 향후계획, 이렇게 4가지 정도의 소제목으로 구성을 합니다.
1. 제목과 요약박스
좋은 보고서는 제목만 봐도 무슨 말을 하려는지 알 수 있는 보고서라고 하는데, '도로개설공사 설계변경 검토보고', '물놀이장 조성공사 준공식 추진계획', '도시계획위원회 개최 결과보고'와 같이 제목만 봐도 보고자가 무슨 보고를 하려는지 알 수 있게 제목을 적어야 합니다.
요약박스에는 보고자가 무슨 보고를 하려는지 구체적으로 설명을 적어주는데, 이 요약박스 때문에 보고서가 한 장이 넘어간다면 삭제해도 무방합니다.
2. 소제목
소제목은 보통 사업개요, 검토내용, 검토의견처럼 네 글자를 맞춰서 적어주면 깔끔하기는 하지만 꼭 글자 수에 얽매일 필요는 없습니다.
① 현황
첫 번째 소제목인 '현황'에서는 보고의 목적이 되는 사업이나 행사의 개요 또는 검토하게 된 사안의 검토배경을 적어주면 되는데, 생각할 것도 없이 현황은 정해져 있는 내용이기 때문에 머릿속으로는 다음 소제목에 어떤 내용을 적을지 고민을 하면서 손으로는 현황을 작성하시면 됩니다.
② 추진사항
두 번째 소제목은 '추진사항'인데, 공사든 행사든 지금까지 추진해온 내용을 날짜별로 적어줍니다. 이것 역시 보고서가 한 장이 넘어갈 것 같으면 삭제해도 무방하지만, 보고에 꼭 필요한 추진사항이 있다면 내용을 줄여서라도 적어줍니다.
③ 주된 내용
세 번째 소제목에는 이 보고서의 '주된 내용'을 적어야 하는데, 보고서의 목적에 따라 당연히 그 내용도 달라지게 됩니다.
설계변경을 보고하는 경우에는 설계변경에 대한 검토내용이 들어가야 하고, 행사계획을 보고하는 경우에는 그 행사의 세부일정이 들어가야 하며, 언론보도 취재에 대한 동향을 보고하는 경우에는 취재당한 내용에 대해서 적어줍니다.
그리고 업무를 하다가 문제가 발생해서 그 문제점에 대한 보고가 주된 내용인 경우에 그에 대한 대책을 어떻게 적어야 할지 몰라서 대책은 없이 문제점만 적은 보고서로 보고를 가시는 분들도 가끔 있는데,
결재를 하는 입장에서는 '문제는 알겠는데, 그래서 뭐 어쩌라고?' 하고 반응할 수 있기 때문에 문제점이 나오면 항상 그에 대한 대책이나 조치계획은 뒤따라 같이 나와야 합니다.
④ 검토의견/향후계획
네 번째 소제목은 '검토의견' 또는 '향후계획'입니다. 검토를 했으면 그에 대한 담당자의 의견이 들어가야 하고, 앞으로 어떻게 하겠다는 보고의 경우에는 향후의 계획이 들어가야 하기 때문에 주된 내용에 따라서 필요한 소제목을 적어주면 됩니다.
- 현황 : 보고의 목적이 되는 사업이나 행사의 개요 또는 검토배경
- 추진사항 : 지금까지 추진해온 내용을 날짜별로 작성하되, 불필요한 경우 삭제
- 주된내용 : 검토내용, 세부일정 등 보고서의 주된 내용
- 검토의견 : 담당자의 의견
- 향후계획 : 문제점에 대한 대책 또는 향후 계획
업무를 하다가 보고를 해야 하는 상황이 생기면 이런 기본 틀을 가지고 목적에 맞게 보고서를 작성하면 되는데,
보고서를 보는 사람이 무엇이 궁금하고 또 무엇을 원하는지가 가장 중요하기 때문에 정해진 틀을 고집하는 것보다 유동적으로 목차를 재구성해서 작성하시는 게 좋은 보고서가 될 수 있습니다.
보고서의 문장
보고서에서 쓰는 문장은 보고하는 내용을 효율적으로 전달하기 위해 간결하고 알기 쉬운 문장으로 써야 합니다.
흔히들 개조식이라는 어려운 단어를 쓰기도 하는데, 간단하게 말하면 우리가 앞에서 알아본 그 기본적인 구조에서 요점만 짧게 끊어가면서 적는 방식입니다.
이제 막 보고서를 쓰기 시작한 사회 초년생들은 일단 머릿속에 있는 내용을 길든 짧든 쭉 한번 적어본 다음에 다시 하나씩 읽어보면서 이해하기 어려운 단어는 없는지, 어떻게 하면 간단하고 명확하게 내용을 전달할 수 있을지 고민을 해보고 군더더기 있는 내용들은 지우고 문장을 최대한 간결하게 줄여나갑니다.
문장을 줄일 때는 조사와 종결 어미는 가능한 한 지우고 명사형으로 마무리하는 것이 중요합니다.
- 보고서는 간결하고 알기 쉬운 문장으로 쓴다.
- 요점만 짧게 끊어가는 방식으로 적는다. (개조식)
- 문장의 끝은 명사형으로 마무리한다.
보고서의 근거자료
모든 보고서에는 객관적인 근거자료를 제시해야 합니다. 의사결정권자가 이건 왜 이렇게 생각하냐고 물었을 때, 아무 객관적인 근거 없이 '그냥 제 생각엔 그렇습니다' 라고 말하면 그 사람에게는 더이상 중요한 업무를 맡기고 싶지 않을 겁니다.
어쨌든 보고를 받는 입장에서는 100마디 말보다 1가지 객관적인 근거자료를 더 신뢰할 수밖에 없기 때문입니다.
그러면 객관적인 자료가 늘어나면 그만큼 보고서가 길어지지 않냐고 하실 수가 있는데, 아까 앞에서 말씀드렸다시피 당연히 한 장짜리 보고서의 틀은 유지하면서 구체적이고 객관적인 백데이터는 뒤에 붙임으로 첨부해나가면 됩니다.
그러면 의사결정권자가 궁금한 게 있으면 궁금한 부분만 뒤에서 골라보면 되기 때문에 한 장짜리 보고서만으로 훨씬 효율적인 의사결정을 내릴 수 있습니다.
보고의 타이밍
가끔 직원들 중에 보면 보고서는 잘 만들어놓고 결재권자에게 어떤 질문을 받을지 걱정이 돼서 고민을 하다가 보고해야 할 골든타임을 놓치는 경우도 많이 있는데,
언론보도 취재에 대한 동향보고와 같이 언론보도가 나기 전에 윗 사람들이 빨리 알아야 되는 스피드가 중요한 보고의 경우에는 보고서가 날림이 되더라도 일단 보고를 빨리해서 먼저 오픈을 해야 합니다.
타이밍을 놓친 보고서는 더이상 이용가치가 없는 종이 쪼가리에 불과하기 때문입니다.
지금까지 일 잘하는 직원이 되기 위한 '한 장짜리 보고서'를 어떻게 만들어야 하는지 알아보았는데, 사실 보고서를 쓰는데는 정답이 없습니다.
직장생활을 하다보면 내가 맞다고 생각하는 방식대로 보고서를 만들어도 결재권자마다 또 원하는 스타일이 다르기 때문에 원하는 범주에 들어오지 못하면 잔소리를 들을 수도 있는데,
그런 말에 일일이 주눅들 필요 없이 내가 만든 보고서가 틀린 게 아니라 추구하는 스타일이 다를 뿐이라고 생각하시고 결재권자가 원하는 입맛대로 맞춰서 그 스타일에 맞게 보고서를 작성하시면 됩니다.
결재권자가 원하는 보고서를 만들어 가는게 일을 잘하는 사람이니까요.
끝.
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