시간을 효율적으로 관리할 때 가장 중요한 건 할 일 목록을 작성하는 겁니다. 할 일 목록이 있어야 내가 지금 당장 해야 할 일을 확인할 수 있고, 일을 중요도에 따라 우선순위를 정해서 처리할 수 있기 때문에 시간을 효율적으로 활용할 수 있기 때문입니다.
효율적인 시간관리 할 일 목록 작성하기
최근 한 연구에 따르면 일반 성인이 누리는 자유시간은 매주 평균 4시간도 채 안된다고 해요.
1주일에 4시간이면 개인적인 목표를 이루거나 활동을 하기에는 터무니없이 부족한 시간인데요. 이걸 1년으로 계산해보면 208시간, 약 8.6일 밖에 되지 않아요.
- 52주 × 4시간 = 208시간, 208시간 ÷ 24시간/1일 ≒ 8.6일
다른 직업군에 비해 상대적으로 주어진 시간이 많다는 직업인 공무원도 마찬가지에요. 6시에 칼퇴를 한다고 해도 집에 가면 뭘 했는지 기억도 안 날 정도로 개인 시간 없이 하루가 순식간에 지나가게 돼요.
그래서 하루를 마무리하면서 곰곰이 생각해보면 아무것도 이룬 것 없이 하루가 지나갔다는 생각마저 들게 되는데요.
이건 아이러니하게도 기술이 발전하면서 더 심해지고 있는 현상이에요.
노트북, 스마트폰 등 기술이 발전하면서 우리의 생산성을 높여주고 점점 기계가 사람의 일을 대신해주면 우리가 신경 쓰거나 관여할 일이 점점 줄어들 줄 알았지만, 이런 기술들이 오히려 우리 삶을 장악해서 우리가 행동하는 게 아니라 반응하는 데 대부분의 시간을 소비하게 되기 때문입니다.
- 현대인들은 대부분의 시간을 행동이 아닌 반응을 하는데 소비하고 있다.
모든 사람들은 매일 똑같은 시간을 갖기 때문에, 주어진 시간을 어떻게 활용하는지, 시간관리에 따라 하루에 개인 시간이 2시간, 3시간이 늘어난다면 생각만 해도 정말 삶의 질이 달라질 것 같아요.
그래서 이렇게 바쁜 현대사회에서는 직장인들은 물론이고 직장생활을 하지 않는 사람에게도 시간관리는 필수적인 요소 중에 하나인데요.
오늘은 시간관리 첫 번째 노하우로 할 일 목록 만들기에 대해 얘기해보려고 합니다.
할 일 목록
할 일 목록은 만들고는 있지만 할 일 목록을 매일 만들거나 수첩, 달력, 플래너, 스마트폰 등 여러 곳에 흩어져 있는 경우가 대부분이실 거에요. 그래서 이걸 활용하다가 중요한 일들을 놓쳐서 스트레스를 받는 경우도 굉장히 많으실 텐데요.
연구에 따르면 13% 정도의 사람들만이 할 일 목록을 적극적으로 작성해서 활용한다고 해요.
같은 시간 안에 더 많은 일들을 처리하려면 내가 무슨 일을 해야 하는지부터 알아야 하는데요.
내가 해야 할 일을 우리 뇌가 아닌 할 일 목록이 대신 추적해준다면 해야 할 일 하나하나를 일일이 기억하려던 머릿속에 여유 공간이 생기고 지금 처리하는 일에 집중할 수 있기 때문에 시간관리를 제대로 하려면 할 일 목록 만들기가 가장 우선이 되어야 합니다.
- 할 일 목록이 내가 해야 할 일을 대신 추적해주기 때문에 지금 처리하는 일에 집중할 수 있다.
종이 플래너 vs 스마트폰 앱
할 일 목록 만들기가 중요하다는 것을 인지하셨으면 이제 실천에 옮겨야 합니다.
할 일 목록 처음 만들 때 가장 고민되는 부분이 바로 수첩, 달력, 플래너, 스마트폰 등 여러 가지 도구 중에 어떤 게 좋을지 선택하는 건데요.
우선, 할 일 목록을 이미 활용하고 계신 분들은 대부분 종이로 된 수첩이나 플래너를 활용하시는 분들이 많으실 겁니다. 지금까지 사용해왔기 때문에 익숙하기도 하고 완료한 일을 목록에서 지워나갈 때 거기서 느끼는 쾌감이 좋아서 종이 플래너를 선호하시기도 하구요.
반면에 요즘 스마트폰 앱들은 앱 자체에서 검색, 우선순위 매기기, 분류하기 등 워낙에 다양한 기능들을 가지고 있어서 잘만 활용하면 종이 플래너에서는 경험할 수 없는 다양한 기능들로 그 효과를 극대화할 수 있어요.
특히, 현대사회의 생활패턴상 스마트폰을 항상 가지고 다니기 때문에 언제, 어디서나 할 일 목록을 확인할 수 있고, 할 일 목록을 그때그때 추가할 수도 있어서 그 휴대성에서는 종이 플래너가 따라오기 힘든 가장 큰 장점이 있습니다.
하지만, 스마트폰에서 나오는 다양한 알림들이 우리의 집중을 방해하고 다양한 기능들을 활용하기 위해 시간관리 시스템을 배우다가 오히려 시간을 낭비하는 불상사가 발생할 수 있다는 큰 단점이 있어요.
그래서 사람마다 개인적인 상황, 업무 환경 등 조건이 다르고 사용자의 성향도 중요하기 때문에 본인이 실제로 잘 쓸 수 있는 도구를 선택하는 게 정답이 됩니다. 편하고 접근성이 좋지 않다면 활용도도 떨어져 결국에는 사용하지 않게 되기 때문이에요.
- 종이든 디바이스든 꾸준히 편하게 활용할 수 있는 할 일 목록이 가장 좋다.
카카오톡 나와의 채팅
그래도 나는 어떤 걸 골라야 할지 모르겠으니 하나만 추천해달라고 하시면 저는 바로 카카오톡 나와의채팅을 추천드려요.
가장 단순한 게 가장 효율적이라는 말이 있는데요.
카카오톡은 평소에도 많이 쓰고 다양한 기능이 있는 게 아니라서 누구나 바로 쓸 수 있으면서도, 우리가 일상에서 거의 실시간으로 사용하기 때문에 접근성과 휴대성이 좋아 효율적으로 활용할 수 있어요.
거기다가, 완료된 할 일은 메시지 삭제를 통해서 지워주면 되기 때문에 목록 관리도 간편하게 할 수 있어서 저는 정말 자주 활용하고 있어요.
물론 단점도 있는데요.
할 일 목록을 쭉 적고 나면 중요도순으로 분류해야 하는데, 번호를 매기더라도 기존에 적은 메시지의 수정이 안 되는 단점이 있어요. 그래서 카카오톡 나와의채팅으로 할 일 목록을 정리하신다면 중요도를 표시하지 않거나 할 일 목록을 적으면서 중요도를 체크해주는 게 효율적일 수 있어요.
작성방법
종이 플래너든 스마트폰 앱이든 할 일 목록 작성 도구를 정하셨다면 그다음은 간단한데요.
중요한 일이든 사소한 일이든 구분 없이 할 일 목록을 작성하시면 됩니다.
혹자는 중요한 일만 적고 사소한 일은 머릿속으로 기억하신다는 분들이 있는데요. 할 일 목록을 작성하는 이유가 내가 해야 할 일을 대신 기억해주는 것이기 때문에 중요한 일이든 사소한 일이든 구분 없이 작성하고 지금 해야 할 일이든 나중에 해야 할 일까지 모두 적어주면 됩니다.
여기서 중요한 점은 종이 플래너든 스마트폰 앱이든 할 일 목록이 흩어지지 않게 한 군데에만 작성해주는 거에요. 추가할 할 일 목록은 그때그때 추가하면서 말이죠.
하나의 할 일 목록을 보고 전체 할 일 목록을 확인할 수 있어야 할 일 목록의 중요도에 따라 우선순위로 분류할 수 있고, 자연스럽게 지금 당장 내가 해야 할 일도 확인할 수 있기 때문이에요.
- 중요한 일이든 사소한 일이든 모두 하나의 할 일 목록에 작성해야 진정한 효과를 발휘할 수 있다.
활용방법
할 일 목록을 작성했다면 이제 이것을 활용해서 시간관리로 이어져야 합니다.
할 일 목록을 작성하는 것만으로도 순식간에 떠올랐다가 사라지는 생각들을 붙잡아 둘 수 있고, 일상생활 중 주의가 산만해지거나 업무량이 과다할 때 할 일 목록을 열어서 지금 당장 해야 할 일을 확인해서 시간을 효율적으로 활용할 수 있어요.
여기서 중요도에 따라 우선순위를 정해주면 정말 시간을 효율적으로 관리할 수 있는데요. 할 일 목록에서 우선순위를 정해놓지 않으면 중요하지 않은 일을 먼저 하게 될 확률이 높아지기 때문이에요.
그런 점에서는 목록을 다시 쓰지 않고도 우선순위로 분류할 수 있는 스마트폰 앱 기능을 활용하는 게 편리할 수 있어요.
지금까지 할 일 목록을 작성해서 시간을 효율적으로 관리하는 첫 번째 방법에 대해 알아보았는데요.
바쁘게 돌아가는 현대사회에서 내 시간을 잘 관리할 수 있어야 개인적인 시간을 많이 확보하고 삶의 질이 달라질 수 있기 때문에 여러분들도 잘 활용하시면 많은 도움을 받으실 수 있으실 거라 확신합니다.
끝.
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